Dokumenty

PROCEDURA

ANTYKORUPCYJNA

 

 

GRAMM TECHNIKA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ 

 

AUTORZY: ZARZĄD Gramm Technika

DATA UTWORZENIA 2016-06-27

1. DEFINICJE.

Ilekroć w dalszej części niniejszej procedury będzie mowa o:

1.1. Spółce – należy przez to rozumieć spółkę  Gramm Technika Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

1.2. Pracowniku – należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną na stałe w Spółce na podstawie

umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej.

1.3. Współpracowniku – należy przez to rozumieć każdą osobę współpracującą ze Spółką, w

szczególności jako dostawca usług lub podwykonawca.

1.4. Kontrahent/Klient – należy przez to rozumieć każdą osobę lub firmę, na rzecz której Spółka

wykonuje usługę, sprzedaż, wdrożenie, kontrakt lub realizację umowy.

1.5. Działaniach Korupcyjnych – należy przez to rozumieć działania wyczerpujące znamiona

przestępstw określonych w art. 229 kodeksu karnego, 230 kodeksu karnego lub 230a kodeksu

karnego.

1.6. Inne Nadużycia Gospodarcze – należy przez to rozumieć działania niestanowiące Działań

Korupcyjnych, jednak stojące w sprzeczności z zasadą uczciwej konkurencji lub dobrych

obyczajów kupieckich, stanowiące przestępstwa lub wykroczenia związane z obrotem

gospodarczym, lub działania potencjalnie korupcyjne.

 

2. CEL.

2.1. Celem niniejszej procedury jest ustalenie jednolitych zasad dotyczących postępowania w razie

stwierdzenia nadużyć, zapobiegania i przeciwdziałania nadużyciom dokonywanym na szkodę

Spółki .

2.2. Celem procedury jest również zapewnienie transparentności działań Spółki względem jej

partnerów handlowych.

 

3. ZAKRES PRZEDMIOTOWY I PODMIOTOWY.

3.1. Procedura dotyczy wszelkich Działań Korupcyjnych i Innych Nadużyć Gospodarczych z

udziałem pracowników, jak również udziałowców, konsultantów, dostawców, kontrahentów

i wszelkich podmiotów pozostających w relacjach gospodarczych ze Spółką.

3.2. Procedura powinna być przestrzegana przez wszystkich Pracowników i Współpracowników

Spółki, bez względu na staż pracy, stanowisko, czy relacje ze Spółką.

4. ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI.

4.1. Za wdrożenie i przestrzeganie niniejszej procedury odpowiadają członkowie zarządu

Spółki.

4.2. Aktualna Procedura Antykorupcyjna jest dostępna na stronie internetowej

www.gramm.com.pl oraz w siedzibie spółki.

4.3. Wszyscy Pracownicy mają obowiązek zapoznać się z niniejszą procedurą i przestrzegać jej w

toku wykonywania swoich obowiązków.

4.4. Informacja o wdrożeniu i dostępności Dokumentu Procedury Antykorupcyjnej jest

umieszczona na stronie internetowej spółki pod adresem www.gramm.com.pl oraz w stopce

korespondencji mailowej przedstawicieli firmy, co ma ułatwić zapoznanie się z jej zasadami

Współpracownikom i Kontrahentom Spółki.

4.5. Pracownicy na stanowiskach kierowniczych mają obowiązek identyfikować inherentne (wewnętrzne) ryzyka nadużyć, wpisane w obszar ich zadań. Pracownicy na stanowiskach kierowniczych  muszą zwracać uwagę na wszelkie przejawy nieprawidłowości odnośnie procesów, za które są odpowiedzialni oraz na wszelkie potencjalne nadużycia. W toku realizacji niniejszej Procedury, Pracownicy na stanowiskach

kierowniczych będą tworzyć rejestr Działań Korupcyjnych lub Innych Nadużyć Gospodarczych,

który będzie służył w przyszłości jako wytyczne, pomagające w identyfikowaniu w Spółce

działań niedozwolonych. Do rejestru wpisywane będą wszystkie zachowania, które w efekcie

doprowadziły do podjęcia przez Spółkę działań na podstawie niniejszej procedury. Za

prowadzenie rejestru odpowiada Zarząd  Spółki. ( wzór w załączniku )

4.6. O każdym potencjalnym nadużyciu Pracownik lub Współpracownik ma obowiązek

niezwłocznie poinformować przełożonego, lub przełożonego wyższego szczebla jeśli

nadużycie dotyczy jego bezpośredniego przełożonego. W przypadku, gdy dana informacja nie

będzie miała potwierdzenia w faktach nie będą podejmowane kroki wyjaśniające. Za działania

niedozwolone uznaje się:

4.6.1. obiecywanie jakichkolwiek korzyści majątkowych lub osobistych,

4.6.2. proponowanie jakichkolwiek korzyści majątkowych lub osobistych,

4.6.3. wręczanie jakichkolwiek korzyści majątkowych lub osobistych,

4.6.4. przyjmowanie jakichkolwiek korzyści majątkowych lub osobistych,

 

 

5. ZASADY OGÓLNE.

5.1. Pracownikom i Współpracownikom Spółki nie wolno podejmować Działań Korupcyjnych lub

Innych Nadużyć Gospodarczych w żadnych okolicznościach.

5.2. O każdym podejrzeniu występowania Działań Korupcyjnych lub Innych Nadużyć

Gospodarczych, Pracownicy lub Współpracownicy Spółki niezwłocznie zobowiązani są

zawiadomić Spółkę.

 

6. DZIAŁANIA KORUPCYJNE.

Dla celów niniejszej procedury, działania korupcyjne obejmują wszelkie działania noszące znamiona

przestępstwa lub wykroczenia, w tym przede wszystkim następujące działania:

6.1. Obiecywanie, proponowanie, nakłanianie, wręczanie jakichkolwiek korzyści majątkowych lub

osobistych, poza zwyczajowymi upominkami świątecznymi i materiałami promocyjnymi

(zgodnymi z przepisami podatkowymi i obowiązującym prawem).

6.2. Przyjmowanie korzyści majątkowych od przedstawicieli dostawców Spółki, jak również

nieuzasadnione preferowanie niektórych dostawców Spółki.

6.3. Pracownicy i Współpracownicy zobowiązani są wykonywać swoje obowiązki w sposób

gwarantujący transparentność działań.

 

7. INNE NADUŻYCIA GOSPODARCZE.

Dla celów niniejszej procedury, nadużycia i niewłaściwe zachowania obejmują wszelkie działania

noszące znamiona przestępstwa lub wykroczenia (w tym przestępstwa lub wykroczenia skarbowe), a także inne zachowania, w tym między innymi następujące działania:

7.1. Przywłaszczenie mienia Spółki (materiałów, produktów, sprzętu), mienia klientów,

dostawców, lub innych osób, z którymi łączą pracownika relacje biznesowe.

7.2. Umyślne podawanie nieprawdziwych danych w sprawozdaniach finansowych, powodujące,

że stają się one nierzetelne i nie odpowiadające rzeczywiście istniejącemu stanowi

faktycznemu i prawnemu.

7.3. Umyślne wprowadzanie nieprawdziwych danych do dokumentów Spółki.

7.4. Umyślne fałszowanie dokumentów Spółki (m.in. umowy, pisma, uchwały, decyzje, protokoły)

lub wprowadzanie w nich innych zmian nie zaakceptowanych przez podmioty do tego

upoważnione na zasadzie przepisów prawa oraz regulacji wewnętrznych Spółki.

7.5. Umyślne podrabianie lub zmienianie zapisów księgowych oraz dokumentacji potwierdzającej

te zapisy.

7.6. Umyślne niewłaściwe stosowanie zasad rachunkowych.

7.7. Umyślne przeinaczanie lub pomijanie zdarzeń, transakcji lub innych istotnych informacji w

raportach sporządzanych na potrzeby Spółki powodujące szkody zarówno Spółki jak i jej

właściciela.

7.8. Wszelkie inne umyślne działania skutkujące szkodą dla Spółki .

 

8. ZASADY KOMUNIKACJI I ZACHOWAŃ W RELACJACH Z

KLIENTAMI, KONTRAHENTAMI I

WSPÓŁPRACOWNIKAMI.

8.1. Wszelkie kontakty z kontrahentami, klientami i współpracownikami spółki mogą odbywać się

jedynie w celach biznesowych. Kontakt powinien odbywać się poprzez korespondencję

mailową, faksową, pocztową, telefony służbowe oraz bezpośrednie spotkana w siedzibie

spółki lub siedzibie kontrahenta. W kontaktach mailowych należy jedynie używać maili

firmowych z domeny gramm.com.pl.

8.2. Wszelkie pisma otrzymywane i wysyłane mają być rejestrowane w rejestrze korespondencji

przychodzącej i wychodzącej.

8.3. Wszelkie faksy mają być rejestrowane w rejestrze faksów przychodzących i wychodzących.

8.4. Wszelkie działania i kontakty handlowe i marketingowe powinny być konsultowane z

Zarządem Spółki.

8.5. Prezentacje produktów i rozwiązań w formie slajdów, materiałów drukowanych, sprzętu

demo mają zawierać jedynie elementy merytoryczne i marketingowe dotyczące

prezentowanego rozwiązania.

8.6. W przypadku odbywania delegacji należy skupić się na merytorycznym celu wyjazdu

służbowego (wdrożeniu, serwisie, udziału w szkoleniu, prezentacji, rozmowach handlowych).

8.7. W przypadkach uzasadnionych, po konsultacji z Zarządem Spółki, istnieje możliwość

skorzystania z budżetu marketingowego w wysokości 200 PLN na osobę uczestniczącą w

spotkaniu. Wszelkie wydatki z tym związane muszą być potwierdzone fakturą wystawioną na

Spółkę.

 

9. SPOSOBY REALIZACJI POLITYKI ANTYKORUPCYJNEJ

PRZEZ SPÓŁKĘ.

Spółka realizuje politykę antykorupcyjną poprzez:

9.1. Szkolenie swoich Pracowników i wspieranie Współpracowników w celu wyeliminowania

przekupstwa i korupcji .

9.2. Podniesienie świadomości Pracowników i Współpracowników w zakresie korupcji i Innych

Nadużyć Gospodarczych.

9.3. Zachęcanie swoich Pracowników i Współpracowników do raportowania naruszeń polityk

organizacji, nieetycznych zachowań.

9.4. Powiadamianie organów ścigania o wszelkich naruszeniach prawa karnego.

9.5. Przeciwdziałanie Działaniom Korupcyjnym i Innym Nadużyciom Gospodarczym poprzez

zachęcanie podmiotów innych, z którymi organizacja współpracuje, do wdrożenia podobnych

antykorupcyjnych praktyk.

 

10. ZASADY SZCZEGÓŁOWE.

10.1. Przełożony, przełożony wyższego szczebla, którzy otrzymają zgłoszenie o potencjalnym

nadużyciu, powinni bezzwłocznie poinformować o tym fakcie Zarząd Spółki.

10.2. Zarząd  Spółki na podstawie otrzymanych informacji dokonuje weryfikacji

ich prawdziwości.

10.3. Pracownik lub inna osoba dokonująca zgłoszenia ma zapewnioną anonimowość ze strony

osób weryfikujących informacje a także ze strony osób, którym zgłosiła informacje o

nadużyciach. Nie przekazuje się poza struktury organizacyjne Spółki żadnych informacji

dotyczących przebiegu dochodzenia.

10.4.Osobę, która dokonała zgłoszenia, należy poinformować, że:

10.4.1.Jest zobowiązana nie kontaktować się z osobą, odnośnie której zachodzi domniemanie

dokonania nadużycia, w celu ustalenia faktów czy żądania rekompensaty.

10.4.2. Powinna zachować dyskrecję i nie omawiać z nikim sprawy, faktów, podejrzeń czy

zarzutów, chyba że specjalnie zwróci się o takie zachowanie do Zarządu Spółki.

 

 

 

11. PROCES WYJAŚNIANIA DZIAŁAŃ KORUPCYJNYCH I

INNYCH NADUŻYĆ GOSPODARCZYCH.

11.1. Podczas dochodzenia dotyczącego domniemanych Działań Korupcyjnych lub Innych Nadużyć

Gospodarczych należy dołożyć wszelkich starań, aby unikać podejmowania działań na

podstawie chybionych lub bezpodstawnych oskarżeń, unikać wzbudzania podejrzeń u osób,

w sprawie których prowadzone są działania co do podjętych działań i dochodzeń, unikać

oświadczeń, które będą miały negatywne skutki dla firmy, pracownika lub klientów i

kontrahentów Spółki.

11.2. Proces postępowania w odniesieniu do zgłoszonych zdarzeń jest następujący:

11.2.1.Zarząd  Spółki weryfikuje informacje otrzymane od Pracownika lub Współpracownika

lub powzięte we własnym zakresie.

11.2.2.W sytuacji, w której ustalone zostanie, że informacje, o których mowa w punkcie 10 są

prawdziwe, Zarząd Spółki powołuje Zespół do wyjaśnienia okoliczności Działań Korupcyjnych

lub Innych Nadużyć Gospodarczych.

11.2.3. W toku wyjaśniania okoliczności działań, umożliwia się Pracownikowi lub

Współpracownikowi przedstawienie swojego stanowiska w sprawie.

11.2.4.Zarząd  Spółki podejmie działania naprawcze, które mają za zadanie zapobiec w przyszłości podobnym zdarzeniom.

11.2.5.Jeśli zostanie ustalone, że badane zdarzenie stanowi Działanie Korupcyjne, Zarząd

Spółki zawiadomi o zdarzeniu uprawnione organy ścigania.

 

12. OCHRONA PRACOWNIKÓW I WSPÓŁPRACOWNIKÓW.

12.1.Spółka nie może zwolnić, zdegradować, zawiesić, szykanować ani w żaden inny sposób

dyskryminować Pracownika lub Współpracownika w związku z legalnymi działaniami w

zakresie przekazywania zgłoszeń o wykrytych lub domniemanych Działaniach Korupcyjnych

lub Innych Nadużyciach Gospodarczych.

12.2.Spółka powinna zapewnić Pracownikowi lub Współpracownikowi, którego dotyczą zarzuty

prowadzenia Działań Korupcyjnych lub Innych Nadużyć Gospodarczych, możliwość

przedstawienia swojego stanowiska.

 

 

13. ŚRODKI DYSCYPLINARNE.

13.1. Wyniki prac Zespołu dotyczące stwierdzonego Działania Korupcyjnego lub Innego Nadużycia

Gospodarczego są kierowane do Zarządu  Spółki.

13.2.Na podstawie rekomendacji Zespołu podejmowane są dalsze kroki w stosunku do Pracownika lub Współpracownika, którego dochodzenie dotyczyło.

13.3.Ewentualną decyzję o zwolnieniu Pracownika lub zaprzestaniu współpracy ze

Współpracownikiem podejmuje Zarząd  Spółki.

13.4.W sytuacji kiedy Działania Korupcyjne lub Inne Nadużycia Gospodarcze naraziły Spółkę na

straty finansowe, sprawa taka kierowana jest na drogę sądową, zawiadamiane mogą być

także organy ścigania. Wobec pracownika, któremu udowodniono działania na niekorzyść

Spółki, mogą być również wyciągnięte konsekwencje finansowe, zgodnie z obowiązującymi

przepisami prawa.

 

14. UWAGI KOŃCOWE.

14.1. Postanowienia niniejszej procedury nie naruszają przepisów aktów ogólnie obowiązujących.

14.2.Każdy przypadek niestosowania się do niniejszej procedury będzie rozpatrywany oddzielnie i

może pociągnąć za sobą konsekwencje służbowe.

We use cookies to improve our website and your experience when using it. Cookies used for the essential operation of the site have already been set. To find out more about the cookies we use and how to delete them, see our privacy policy.

I accept cookies from this site.

EU Cookie Directive Module Information